Como escolher um sistema para ONG de proteção animal
Planilha, grupo de WhatsApp, formulário online, sistema gratuito, sistema especializado: cada um resolve um pedaço do problema. Uma comparação honesta, e uma lista do que conferir antes de trocar — inclusive para concluir que ainda não é hora.
Atualizado em 01 de outubro de 20269 min de leituraPor vaide.pet
Em quatro linhas
A melhor ferramenta é a que resolve o problema que a ONG tem hoje — não o que ela pode ter um dia.
O custo de uma ferramenta inclui o tempo da equipe. Grátis que consome dez horas por semana não é grátis.
Pergunte onde ficam os dados, quem acessa e como você leva tudo embora se quiser sair.
Teste com um caso real da sua ONG, não com a demonstração do fornecedor.
01
As opções, lado a lado
Opção
Resolve bem
Começa a falhar quando
Planilha compartilhada
lista de animais, controle de vacinas, caixa simples
várias pessoas editam ao mesmo tempo; o histórico de um animal fica espalhado em abas
Grupo de WhatsApp
comunicação rápida da equipe
a informação precisa ser achada depois; alguém sai do grupo e leva a memória
Formulário online (genérico)
receber candidaturas e pedidos com os mesmos campos
as respostas precisam virar decisão, ficha e histórico — e ficam numa planilha à parte
Sistema gratuito para ONG
catálogo e cadastro básico de animais
a operação precisa de triagem, saúde, lares, contrato e prestação de contas no mesmo lugar
CRM ou sistema de gestão genérico
contatos e tarefas
precisa ser adaptado a conceitos que ele não tem: animal, guarda, lar temporário, adoção
Sistema especializado
a operação inteira, com o vocabulário da causa animal
o custo não cabe no orçamento, ou a ONG ainda não tem rotina para aproveitar
Não há vergonha em ficar na planilha. Há problema quando a planilha passa a decidir pela ONG — quando um animal fica sem vacina porque a linha dele estava em outra aba.
02
O que conferir antes de escolher
A operação
Cada animal tem uma ficha única, com saúde, origem, onde está e histórico?
Os pedidos de resgate entram por um canal e viram uma fila com prioridade?
A candidatura de adoção chega com os campos que você usa, e dá para avaliar com critério?
Há termo ou contrato de adoção — de preferência assinado online, com registro?
Lares temporários, feiras e clínicas parceiras aparecem com vagas e prazos?
Vacinas e retornos avisam antes de vencer?
O dinheiro
Entradas e saídas têm categoria e comprovante?
Sai um relatório de prestação de contas que o apoiador entende?
A divulgação
Os animais disponíveis aparecem numa página pública, com link próprio para compartilhar?
Dá para colocar o catálogo no site da ONG?
Os dados
Onde os dados ficam hospedados, e com que backup?
Cada pessoa da equipe vê só o que precisa?
Dá para exportar tudo se a ONG quiser sair?
O fornecedor diz como trata dados pessoais (LGPD)?
03
O custo de verdade
Compare o preço da ferramenta com o custo que ela evita. Algumas perguntas ajudam:
Quantas horas por semana a equipe gasta juntando informação de lugares diferentes?
Quantas candidaturas ficam sem resposta porque ninguém viu?
Quantas vezes um animal ficou com vacina atrasada porque ninguém lembrou?
Quanto custa uma devolução — em veterinário, em vaga ocupada, em desgaste?
Ferramenta gratuita que exige dez horas de retrabalho por semana tem um custo — só que pago em tempo de voluntário.
04
Migração sem parar a operação
1Comece pelos animais. Importe a planilha que já existe. O histórico antigo vem como está — não precisa ser perfeito para ser útil.
2Um fluxo de cada vez. Primeiro os pedidos de resgate, ou as candidaturas — o que dói mais. Os outros seguem quando a equipe se acostumar.
3Defina a data da virada. A partir de um dia, o registro novo é no sistema. Rodar os dois em paralelo por muito tempo faz cada informação morar em dois lugares.
05
Teste com um caso real
Demonstração mostra o melhor caso. Antes de decidir, cadastre um animal de verdade da sua ONG, do resgate à adoção, e veja onde trava. Se o período de teste não permitir isso, peça.
A vaide.pet tem 14 dias de teste para fazer exatamente isso. Os planos e preços estão publicados, e a conversa com a gente parte da rotina de vocês.
Perguntas frequentes
Sistema gratuito para ONG vale a pena?
Para começar, muitas vezes sim — especialmente se o que a ONG precisa é um catálogo e um cadastro básico. Vale conferir até onde ele vai, como os dados são exportados e o que acontece se o serviço acabar.
Planilha não é suficiente?
Para uma operação pequena, com poucas pessoas editando, pode ser. Ela começa a falhar quando várias pessoas mexem ao mesmo tempo e quando é preciso achar o histórico de um animal depois de meses.
O que perguntar ao fornecedor sobre LGPD?
Onde os dados ficam, quem tem acesso, como é feito o backup, como a ONG exporta tudo e o que acontece com os dados se o contrato acabar.
Resgate, saúde, lares, adoção com contrato digital e prestação de contas: a vaide.pet foi feita por quem resgata, para quem resgata. São 14 dias para testar.
